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A ATIVIDADE
GERENCIAL
E A TOMADA DE
DECISÕES - II
CONTINUANDO
...
Outras vezes, a
situação se agrava e, quanto mais cedo for tomada a decisão,
melhor. Lembrando que a falta de tomada de uma providência em
tempo hábil é o mesmo que nada fazer. Mesmo quando for possível
chegar a uma decisão no momento ideal, o gerente deve estabelecer
um prazo para adotar uma solução definitiva. Caso contrário, o
assunto será decidido por omissão. (Etapa 2 do Método Cartesiano)
Obter todas
as informações pertinentes
Pode haver casos
em que não há informações disponíveis (ou tempo para obtê-Ias).
Entretanto, se o gerente empenhar-se de maneira decidida, poderá
ficar sabendo de uma quantidade surpreendente de fatos.
Naturalmente é indispensável que o gerente observe as facetas do
problema baseando-se em todos os recursos que pessoalmente dispõe.
Em seguida, ele deve consultar todas as informações impressas
existentes na organização e, se for necessário, disponíveis fora
dela. Finalmente, quando o problema envolve pessoas, ele deve
lembrar-se de levar em conta a individualidade de cada
interessado.
Deve reunir
todas as informações, e não apenas aquelas que levem à conclusão
que ele espera. Em resumo, não usar todas as provas se isso não
for necessário, nem aceitar quaisquer informações baseadas em seu
valor aparente. Verificar até que ponto são corretas e merecedoras
de confiança. Organizar os dados de modo que tenham sentido. Às
vezes é útil registrar as estatísticas em forma de gráfico ou
mapa, pois isso facilita a observação de tendências que de outra
forma passariam despercebidas. (Etapa 3 do Método Cartesiano)
Examinar
todas as soluções possíveis
A maioria dos
problemas pode ser resolvida de diversas maneiras. Por isso, a
chegada à conclusão mais acertada exige o conhecimento e o exame
das alternativas. Para isso pode ser preciso muita habilidade e
imaginação. O gerente não deve fazer economia de lápis e anotar
toda possibilidade que lhe vier à mente (ou sugerida pelas pessoas
que ele consultar). Se ele não lançar logo no papel o que acaba de
pensar, poderá esquecer uma idéia aproveitável.
Reduzir a
quantidade de opções para serem melhor examinadas, limitando
imediatamente as soluções desinteressantes é interessante. Se uma
alternativa for visivelmente inaplicável, mas apresenta critérios
valiosos, deve ver se consegue conjugá-Ia com outras alternativas
mais práticas.
Considerar
provisória a lista de possibilidades enquanto estiver procurando
obter novas idéias, explicações ou soluções. Dormir sobre um
problema às vezes facilita sua boa solução. Entretanto, ele
precisa saber quando convém o exame do problema. Às vezes a
solução é tão boa quanto qualquer outra que possa ser encontrada e
a procura de uma melhor seria perda de tempo. (Etapas 4, 5, 6, 7 e
8 do Método Cartesiano).
Escolher a
melhor solução possível
Toda solução
deve ser analisada levando-se em conta seu custo e os benefícios
esperados. As vantagens proporcionadas por uma solução talvez não
compensem seu custo, não somente em tempo e dinheiro a serem
despendidos, mas também em relação a fatores menos tangíveis, como
o moral dos funcionários.
Também pode
ocorrer que a solução aparentemente ideal para o problema em
estudo seja capaz de criar problemas em outras áreas.
Ao analisar os
fatores relacionados com a decisão a tomar, deve ser tão
específico quanto possível. Pode-se tabulá-Ios numericamente. Por
exemplo, digamos que se esteja às voltas com a escolha, entre dois
funcionários, daquele que deverá ser promovido para ocupar uma
vaga aberta no departamento. Ambos são bons funcionários, mas de
maneiras diferentes. Qual será o promovido?
Então o gerente
pode resolver julgar ambos com base em três fatores importantes:
capacidade, senso de responsabilidade e qualidade potencial de
liderança. Estabelece-se uma escala de pontos que vai até no
máximo até 5. Por exemplo, o julgamento pode dar o seguinte
resultado:
Funcionárib 1
- Capacidade = 5; Responsabilidade = 5; Liderança = 2 - Total 1
= 12
Funcionário 2
- Capacidade = 4; Responsabilidade = 5; Liderança = 5 - Total 2
= 14
Vemos acima que
Funcionário 2 obteve maior número de pontos e, conseqüentemente, é
ele quem dever ser promovido.
Não se deve
esquecer, porém, que adotando este método, o mapa do gerente tem
de incluir tudo o que interessa. Suponha, por exemplo, que o cargo
a ser ocupado inclui a tarefa de vender, atividade para a qual é
importante a habilidade para comunicar. O esquecimento deste
requisito inutilizaria toda a avaliação. Deve-se ter, pois, o
cuidado de incluir todos os fatores importantes. (Etapas 4, 5, 6,
7, 8 e 9 do Método Cartesiano).
Executar a
decisão
A tomada de uma
decisão não termina quando se chega à conclusão teoricamente
melhor. Para a eficiência ser avaliada, a decisão precisa ser
posta em prática.
Se não forem
obtidos os resultados desejados, ela precisa ser corrigida para
tornar possível a separação das dificuldades. Se o problema
continua sem solução, deve-se voltar a examinar as outras
alternativas para verificar se uma delas é mais capaz de produzir
efeito. Se o novo exame do assunto não mostrar melhor solução para
o problema, isto pode indicar que foi mal definido. Talvez
tenha-se chegado a uma conclusão errada em virtude de ter-se
procurado resolver o problema baseado num aspecto secundário, sem
levar em conta outro mais importante.
Nunca esquecer
de comunicar sua decisão a todos os interessados deve ser uma
atitude de lealdade do gerente. Informar qual é o problema,
definir o objetivo em vista e explicar qual é a providência que se
recomenda. Se ele pretende obter o apoio dos seus funcionários
para a decisão que tomou, ele precisa fazer com que a compreendam,
porque eles é que irão esforçar-se para que os resultados sejam
bons. (Etapa 10 do Método Cartesiano).
CONTINUA ...
Erlei Moreira
Engenheiro, Professor,
Consultor e Escritor.
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