A ATIVIDADE
GERENCIAL
E A TOMADA DE
DECISÕES - I
A tomada de
decisões é a escolha conscienciosa de uma linha de ação entre duas
ou mais alternativas. É uma técnica que o gerente precisa utilizar
constantemente.
Um gerente, no
exercício de suas funções, tem que tomar algumas decisões, tais
como: admitir funcionários, fazer pedidos de materiais, programar
os serviços a serem executados, etc. Com respeito a cada uma
destas atividades, o gerente tem de tomar uma decisão. Na verdade,
é difícil descobrir uma atividade gerencial que não exija tomada
de decisões.
As decisões
variam tanto em relação ao problema como em relação à sua
importância, porém, basicamente, todas seguem o método cartesiano
de tomada de decisões:
1) Verificar se
o problema é real.
2) Verificar se
não há aspecto duvidoso.
3) Dividir o
problema no maior número de partes possível (etapas).
4) Elaborar
alternativas de solução para cada uma das partes / etapas.
5) Ordenar as
partes / etapas.
6) Verificar a
interdependência entre cada uma das partes / etapas.
7) Harmonizar as
possíveis soluções parciais.
8) Agrupar as
soluções parciais.
9) Elaborar a
solução final.
10) Implementar
a solução final.
É muito comum
serem identificados os efeitos em lugar da causa do problema. Em
certos casos, os problemas são bem definidos, mas o gerente não
tem autoridade suficiente para tomar as decisões exigidas. Muitas
vezes o verdadeiro problema só é descoberto depois da obtenção de
todas as informações necessárias. E, neste caso, o gerente terá
que fazer uma análise do problema à parte, para depois tomar as
decisões.
É importante que
essas informações sejam registradas por escrito, caso contrário,
elas podem ser esquecidas ou interpretadas erradamente ao ser dado
o passo seguinte do processo de tomada de decisões, que consiste
em elucidar e analisar os fatos. Após analisar todas as
informações obtidas e as soluções alternativas, o gerente deve
escolher a mais apropriada e tomar definitivamente a decisão.
A habilidade
para resolver problemas por meio de decisões acertadas é a pedra
de toque do bom profissional. Ele precisa saber comparar linhas
alternativas de ação, prever os resultados que cada uma é capaz de
produzir e, feito o balanço, decidir qual deve ser seguida.
Ao enfrentar um
problema o gerente deve evitar, em primeiro lugar, toda e qualquer
ação precipitada. Deve encarar o problema com realismo - avaliar a
seriedade dele e comparar o prejuízo que ele causa com o custo do
tempo e do trabalho exigidos para ser resolvido.
Entretanto,
sempre haverá problemas que precisarão ser atacados com firmeza e
tomadas as providências a respeito. Alguns serão resolvidos com
rapidez e pouco estudo, outros exigirão exame profundo para que
seja possível apenas vislumbrar um começo de solução.
Uma boa maneira
de um gerente começar a tomar decisões mais acertadas é livrar-se
de todas as idéias erradas que tiver sobre o processo de tomada de
decisões em geral.
Outro hábito
comum em tomada de decisões é supor que a solução que resolveu bem
um problema anterior deve ser igualmente adequada para um novo
problema, apesar das diferenças fundamentais existentes entre os
dois. Em tomada de decisões a flexibilidade é um fator importante.
Além disso, há
os que pensam que é melhor não tomar decisões do que correr o
risco de decidir mal. O gerente deve ter bastante confiança no seu
desempenho geral para não ter receio de enfrentar a possibilidade
de tomar uma decisão que não vá dar resultado satisfatório. Além
disso, deve rapidamente procurar corrigir o erro ao invés de
acobertá-Io. O bom gerente aceita a idéia de perder algumas
batalhas, contanto que ganhe a guerra.
Alguns têm o
hábito de resolver problemas adotando a primeira solução que lhes
vem à cabeça. De acordo com a sua intuição, este lhes parece o
caminho certo. Se der bom resultado, ótimo, porém, o talento deste
tipo de profissional é raro e a maioria dos gerentes obterá uma
média de gols melhor dando-se ao trabalho de estudar soluções
alternativas para todo problema ou, pelo menos, de tentar melhorar
a primeira solução. Muitas vezes pode ser útil consultar outros
gerentes ou diretores, desde que o gerente não o faça para
transferir a responsabilidade por uma decisão que ele,
indiscutivelmente, é que deve tomar.
A consulta,
entretanto, oferece riscos. Se a solução proposta pelo consulente
sofrer objeção violenta, o gerente pode ficar receoso de aplicá-Ia,
mesmo que não tenha coisa melhor a fazer. Mas, se for acolhida com
entusiasmo, a capacidade de julgar do gerente pode ficar tão
prejudicada que ele acaba deixando de perceber que a solução tem
sérios inconvenientes. As opiniões dos outros podem ajudar, mas,
precisam ser cuidadosamente analisadas.
Para
solucionar-se acertadamente qualquer problema é necessária uma
série de ações especificas. Quanto mais experiência o gerente
tiver em tomá-Ias, mais automático será seu seguimento.
Basicamente as ações recomendadas são as seguintes:
Identificar
com exatidão o problema a ser solucionado
Uma definição
correta do problema é meio caminho andado. Se não for dado este
passo decisivo, a solução poderá ser apropriada para um problema
que não existe ou capaz de criar problemas mais graves no futuro.
Nessa etapa é essencial distinguir muito bem o que representam
sintomas e qual é o verdadeiro problema. (Etapas 1 e 2 do Método
Cartesiano).
Determinar o
momento mais oportuno para tomar a decisão
Não existem
situações estáticas. O tempo e os acontecimentos podem alterar
profundamente um problema. Algumas vezes o problema se atenua,
caso em que a solução imediata seria prematura.
CONTINUA ...
Erlei Moreira
Engenheiro, Professor,
Consultor e Escritor.
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