PROCESSOS
PRODUTIVOS
Na gestão empresarial, a palavra
processo nada tem a ver com o Poder Judiciário. Este conceito do
mundo das empresas tem relação com o conjunto de atividades
operacionais que, agrupadas, permitem que a empresa possa produzir
bens ou serviços com a máxima eficácia. Então, encontrar e
formatar os melhores procedimentos produtivos é o caminho mais
adequado para revitalizar a empresa porque permite a esta produzir
com segurança e qualidade.
A velocidade com que ocorrem as
mudanças do mercado hoje e, conseqüentemente, as mudanças de
estratégia das empresas, obrigam a que estas tenham que ser cada
vez mais flexíveis, leves e ágeis. Mas as mudanças e a capacidade
de adaptação não podem ser confundidas com superficialidade, como
se fosse um desvio de rota ou falta de padrões de comportamento.
Assim, definir corretamente os
processos é sinônimo de estabelecer uma seqüência lógica de
atividades que sejam capazes de atender às necessidades de
produção de um determinado bem ou serviço. Trata-se, portanto, de
encontrar o melhor encadeamento dessas ações produtivas que possam
dar à empresa um padrão de excelência, sem burocratizá-la.
Por isso, leva-se em conta a
formatação do negócio quando se pensa em mudar estratégias.
Processos bem desenhados e formatados podem, ao contrário do que
dizem as “lendas urbanas”, permitir ajustes e dar agilidade.
Resumindo: flexibilidade é importante, mas com processos bem
definidos. Sem eles a empresa perde a sua própria referência.
À primeira vista, parece haver um
choque entre flexibilização e formatação, mas não é essa a
verdade. Formatar processos não é escrever “o que se faz hoje e
como se faz”. Isto seria um simples registro da realidade, com
seus erros estratégicos, vícios culturais e desperdícios. A
formatação deve se iniciar por outro ponto: o desenho dos melhores
processos possíveis, da melhor seqüência produtiva. Durante o
trabalho de desenho dos procedimentos produtivos, a empresa deve
passar por uma verdadeira varredura sobre o que é feito, como,
onde, quando e, principalmente, por que é feita cada uma das suas
atividades produtivas.
Nesse momento de análise dos
procedimentos deve prevalecer a visão estratégica, sem dogmas ou
reservas de poder, que deve estar uníssona com o foco da empresa.
As atividades devem ser desenhadas em forma de fluxos antes de se
iniciar a elaboração dos manuais operacionais. Assim, fica fácil a
análise das possíveis melhorias que poderão ser implantadas, os
desperdícios que podem ser eliminados, além da melhoria de
qualidade que é possível conseguir pela visão de “atender bem os
clientes”.
Somente quando cada passo estiver
bem definido, ou seja, quando os fluxos ganharem um desenho final,
é que deve-se iniciar a formatação. Além de tornar-se um trabalho
muito mais simples e rápido, a formatação estará impulsionando e
dando forma à implantação de todas as melhorias. O passo seguinte
é a adequação da estrutura de pessoal aos novos padrões, para que
se obtenha o máximo de eficácia.
Com a formatação pronta, é
possível fazer mudanças mais ágeis nos desenhos dos fluxos dos
processos reescrevendo-se manuais, se for o caso, e alterando
definições. Tudo muito rápido e bem amarrado garantindo que os
procedimentos tenham flexibilidade e estejam de acordo com a
estratégia, as atividades, os indicadores de desempenho e a
estrutura de pessoal. No fim das contas, tudo isso tem a ver com a
melhoria nos resultados operacionais. Este é um caminho que
qualquer empresa que queira ser dinamicamente competitiva, com
baixos custos, deveria percorrer!
Erlei Moreira
Engenheiro,
Professor,
Consultor e
Escritor.
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