ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO - II

CONTINUANDO ...

Perfeccionismo

- A perfeição tem justificativas ligadas a um alto grau de exigência da pessoa consigo mesma e, por extensão, com os outros. Por isso, o perfeccionista está sempre em estado de insatisfação latente.

- Com dificuldade para verificar a relativa importância do detalhe no todo, os perfeccionistas tendem a trabalhar mais horas, já que o trabalho torna-se improdutivo e geralmente não termina a tempo.

- É, portanto, decisivo que você saiba distinguir entre o bom e o perfeito. O bom quase sempre é suficiente para atingir nossos objetivos.

Incapacidade de Dizer NÃO

Aprender a dizer NÃO às solicitações que nos desviam de nossos verdadeiros objetivos e prioridades é a forma mais eficiente para acabar com os desperdícios de tempo. A tendência, no Brasil, é a substituição do NÃO pelo "talvez", "quem sabe", "vamos ver", "vou ver o que posso fazer", "volte amanhã", etc. Isso gera desperdício de tempo (nosso e dos outros) além de criar falsas expectativas.

A dificuldade para dizer NÃO está ligada aos fatores emocionais e educacionais

- Desejo de agradar as pessoas. Para muitos, esse desejo é compulsivo. Entendem em suas fantasias que, negando, poderiam desagradar alguém.

- Desejo de ajudar os outros.

- Crença de que a concordância constante melhore as perspectivas de promoção. Concordando sempre a pessoa perde as condições de administrar as próprias prioridades.

- Falta de justificativa para o NÃO.

- Temor de represália. Acham que o NÃO provoca revoltas.

- Falta de objetivos e prioridades. Dizer sempre sim é a tendência de quem gosta de ser guiado por prioridade e objetivo dos outros.

- Querer parecer competente.

Uso Inadequado do Telefone

Para melhorar o uso do telefone, é bom prestar atenção em determinados pontos, quais sejam:

- Vá direto ao assunto. Tem gente que adora "visitas telefônicas", tomando o tempo com papos furados. Como ocupam o telefone sem necessidade, impedem que outras pessoas se comuniquem com você.

- Seja breve, sucinto, preciso e tenha às mãos todas as  informações necessárias ao falar com alguém ao telefone.

- Relacione as ligações a serem feitas, anote os assuntos a serem tratados e as informações que precisa dar ou solicitar.

- Marque horário para telefonar, de forma a evitar a interrupção do fluxo de seu trabalho e permitindo sua concentração no que estiver fazendo.

- Acostume-se a responder às chamadas telefônicas que recebe e não pode atender de imediato, contribuindo para sua credibilidade e afirmação profissional.

- Use o telefone interno para saber se a pessoa com que você deseja encontrar, seja colega ou chefe, esteja na sala e disponível para atender você.

- Ao atender o telefone diga logo o seu nome e o setor onde trabalha.

- Se não encontrar a pessoa com quem precisa falar, acostume-se a deixar seu nome, telefone e horário em que pode ser encontrado.

- A nossa produtividade está intimamente ligada aos chamados níveis de capacidade de uso do tempo, isto é, o nosso "relógio biológico" que regula a variação dos fluxos de nossa energia no decorrer das 24 horas do dia.

Para fins de análise, podem ser considerados os seguintes níveis de capacidade de uso do tempo, segundo os fluxos de energia:

- Nível ótimo. Período de tempo em que há rapidez de raciocínio, idéias criativas, capacidade de síntese e de concentração, clareza de expressão.

- Nível bom. O raciocínio é claro, a expressão verbal fluente, porém a capacidade de concentração tende a ser menor do que no nível ótimo.

- Nível médio. Há boa energia para trabalhos que não exijam concentração ou esforço intelectual. É neste nível que passamos a maior parte do dia.

- Nível baixo. Período de tempo em que há energia para atividades rotineiras que não requerem concentração, como trabalhos manuais e outros cujo nível de atenção pode ser baixo.

- Nível de transição. É o período de tempo que antecede o sono, caracterizando-se pela semi-sonolência.

- Nível de sono. É quando se dá o desligamento da realidade que nos cerca. É o período de repouso.

Desta forma, as primeiras horas da manhã registram uma concentração nos níveis ótimo e bom, ficando a predominância dos outros níveis na parte da tarde.

Por isso, é bom verificar quais são as suas horas mais produtivas, através de um levantamento hora a hora, de modo a permitir que você faça uma distribuição do seu trabalho dentro de um planejamento racional e produtivo de suas atividades.

Dificuldade em Tomar Decisões

Tomada de decisão é "o processo através do qual avaliamos alternativas e fazemos uma escolha entre elas".

Nesse processo, torna-se imprescindível atentar para a diferença entre o que é urgente e o que é importante. O urgente, vindo em primeiro lugar, assume a prioridade sobre o restante e acaba  provocando uma inversão de valores que pode ser prejudicial  a médio e a longo prazos.

CONTINUA ...

Jornal EM de 27/24/09:CESTA BÁSICA em LAVRAS é a mais cara de Minas. Vejam: Viçosa = R$ 171,13 – Belo Horizonte = R$ 206,59 – LAVRAS = R$ 361,54. Se falta concorrência aos Supermercados daqui, quem poderia ajudar os pobres nesta cidade dos “cada um prá si”? A Prefeita? Os Vereadores?

Erlei Moreira

Engenheiro, Professor,

Consultor e Escritor.

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