CONTROLES ADMINISTRATIVOS - III

CONINUANDO ...

CLIMA E AMBIENTE

O rendimento do trabalho é influenciado pelo clima reinante

na empresa. Mais exatamente, o clima afeta a motivação que,

por sua vez, influencia o desempenho. O ambiente de trabalho,

associado à desinformação é, hoje, o grande responsável pela

baixa produtividade das empresas brasileiras. Em um ambiente

saudável nos sentimos bem enquanto membro de uma equipe

e nos ligamos afetivamente às nossas atividades e libertamos

nossa criatividade.

NORMAS

Normas são padrões de conduta ou regras de conduta seguidas

pelas pessoas. Nas empresas japonesas, a conformidade com

as normas é, provavelmente, a mais poderosa forma de controle.

Nas empresas ocidentais, o individualismo sobrepõe-se à

conformidade com as normas. Isso, entretanto, não significa que

as normas sejam menos eficazes. Significa apenas que são

mais dinâmicas e orientadas para os interesses individuais.

Normas são, portanto, padrões de conduta comportamental.

PROBLEMAS HUMANOS RELACIONADOS COM O CONTROLE

A maioria das pessoas, pela sua própria natureza, preferem exercer autocontrole, ao invés de serem controladas. Muitos integrantes das organizações passam grande parte do seu tempo tentando "derrotar o sistema" pois percebem que certos controles estabelecidos não ajudam (às vezes até impedem) o exercício de suas atividades.

Para adequar estas situações é importante observar:

Medição/Responsabilidade

Este é o processo pelo qual a pessoa se torna responsável

pela execução da tarefa que lhe foi confiada. A prestação

de contas se faz, tipicamente, através de relatórios periódicos,

escritos ou orais, solicitado pelo supervisor. Dentre os pontos

que podem lastrear a avaliação destacam-se: quantidade

(quanto é produzido}, qualidade (em relação ao grau

requerido), tempo (quando a tarefa deve ser completada) e

custo(custo máximo aceito) .

Disciplina

Eventualmente, algumas pessoas violam certas regras e

procedimentos do sistema de controle. Às vezes esses

desvios podem ser ignorados. Porém, quando se tornam

repetitivos e começam a influenciar de modo negativo,

outras pessoas, os supervisores intervêm tomando medidas

corretivas.

Avaliação de Desempenho

As ocasiões de avaliação de desempenho de uma

pessoa por seu supervisor são, particularmente,

excelentes oportunidades para o aprimoramento do

processo controlador. Aí devem ser medidos os objetivos

alcançados (quantidade, qualidade, tempo e custo),

bem como reavaliadas as orientações dos controles

existentes, abrindo espaço para discussões de

eventuais mudanças que se fizerem necessárias.

MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADAS NO CONTROLE

Estilo Gerencial

O estilo ou padrão de comportamento do gerente

pode favorecer ou dificultar o controle. No estilo

participativo, o trabalho é mais eficaz e independente

da presença da supervisão, além de fomentar o

sentimento de autocontrole nas pessoas. Ao

contrário, no estilo autocrático os supervisados

só trabalham eficientemente enquanto vigiados. No

longo prazo este estilo é ineficaz pois as pessoas,

aos poucos, vão se cansando da autocracia e

sentindo falta do seu auto-controle, a ponto de procurarem meios de evitar o controle do supervisor ou sabotar seu esforço.

Motivação

O ambiente organizacional, como

mencionado anteriormente, influencia

a atuação das pessoas.Elas são

motivadas quando:

- é fomentado o espírito de equipe.

- são estabelecidos padrões de

  desempenho em comum acordo;

- são criadas oportunidades de participação de toda equipe;

- as pessoas estão envolvidas com as metas da empresa;

- há reconhecimento pelo bom trabalho executado;

- há delegação de autoridade.

Estruturas Organizacionais

Na empresa, o sistema de controle é um "meio" e não um

"fim". Nas estruturas descentralizadas o estabelecimento de

eficazes métodos de controle centralizados são mais difíceis,

uma vez que os funcionários têm maior autocontrole. A estrutura

centralizadora tem mais facilidade em implantar um sistema

rígido de controles. Porém, o que se observa é que isso

engessa a empresa e acomoda seus funcionários.

Administração do Tempo

O tempo, a exemplo da qualidade, quantidade e custo, é um

dos elementos críticos para um sistema de controle eficaz.

Utilizar eficientemente o tempo pode contribuir para que haja

um excelente desempenho da empresa. Pela relevância do

tema, a administração do tempo precisa ser tratada com

detalhes em artigo exclusivo.

Boa sorte!

Jornal EM de 27/24/09:CESTA BÁSICA em LAVRAS é a mais cara de Minas. Vejam: Viçosa = R$ 171,13 – Belo Horizonte = R$ 206,59 – LAVRAS = R$ 361,54. Se falta concorrência aos Supermercados daqui, por que não convidamos o Pão de Açúcar, dono do Ponto Frio, ou Supermercados de Viçosa e BH?

Erlei Moreira

Engenheiro, Professor,

Consultor e Escritor.

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