CONTROLES ADMINISTRATIVOS - I

 

 

O controle é o meio pelo qual é medido o progresso de uma empresa em relação aos seus objetivos. É assegurar-se de que os recursos disponíveis da empresa estão sendo eficazmente utilizados, bem como se as metas estão sendo atingidas.

 

Por outro lado, devemos considerar: os tipos de controle; o papel e as responsabilidades de quem controla; os problemas humanos relacionados com o controle; os métodos e técnicas utilizadas no controle.

 

TIPOS DE CONTROLE

 

Existem dois tipos de controle, a saber: o interno e o externo.

 

CONTROLES INTERNOS

São aqueles feitos dentro da empresa, caracterizados como:

 

- Diagnóstico - Quando aponta desvios dos objetivos e intenções.

 

- Terapêutico - Quando sugere meios para corrigir os problemas.

 

- Preciso - Quando levanta dados que representam a realidade.

 

- Oportuno - Quando as informações são obtidas em ocasiões que permitem adotar medidas, se necessário.

 

- Compreensível - Quando as informações são claras e objetivas, não muito técnicas ou numerosas, para análise em período razoável de tempo.

 

- Econômico - Quando o seu custo é compatível com os objetivos de lucro do negócio.

 

Sendo o sistema de controle um processo que mede o progresso da empresa em relação aos objetivos estabelecidos ou que aponta necessidades de correção de desvios de desempenho, cabe à organização estabelecer o equilíbrio controle entre o que seja controle excessivo ou controle insuficiente. Para isso é importante observar:

 

CONTROLES PARA AJUSTES DE PLANEJAMENTO

 

A principal função da contabilidade é a de fornecer

as informações financeiras necessárias para que

possam ser feitos ajustes no planejamento.

Os demonstrativos de lucro apresentados por unidades

 rganizacionais, especialmente aquelas com as

responsabilidades de centros de lucros, por exemplo,

transmitem informações muito úteis para a tomada de

medidas corretivas, quando necessárias. Embora

os demonstrativos e as informações a eles associadas

sejam de grande utilidade, possuem o inconveniente de apresentarem dados sobre o passado. Eles informam o que foi feito no último trimestre ou no ano anterior, porém não nos indicam o que fazer.

 

CONTROLES PARA CORREÇÃO DE RUMOS

 

O principal veículo de controle interno

das operações é o orçamento. É a

maneira pela qual se pode determinar,

em bases rotineiras (semanal, mensal

ou trimestral), a diferença entre o

faturamento / custos planejados e o

faturamento / custos reais, possibilitando

a adoção de medidas corretivas.

Quanto mais exatas e oportunas forem as informações, mais eficazes as ações poderão ser.Um orçamento bem elaborado, com informações fornecidas com precisão, e em tempo hábil, é o melhor instrumento disponível para a execução do controle das organizações.

 

Outras formas de controle de operação podem incluir as informações sobre erros de faturamento, produtividade, qualidade dos serviços, reclamações de clientes, giro do estoque, análise de custo/benefício, etc.

 

PADRÕES DE DESEMPENHO

 

Podem ser divididos em 3 tipos – monetário, físico e

intangível, conforme descritos abaixo:

 

Monetário - É explicitado em termos de custo das

operações (por exemplo, custo de combustível, pneus,

pessoal, etc.), e custo da receita - por exemplo, média de

venda por vendedor, por unidade organizacional ou região

geográfica.

 

Físico - Exemplos típicos são as unidades produzidas por hora, por dia, por mês, etc. Alguns  exemplos de controle físico quantitativo são: quilometragem rodada por mês, tonelada transportada por quilômetro, número de viagens por veículo, etc.

 

Intangível - É o mais difícil de medir, uma vez que é altamente subjetivo - por exemplo, a boa vontade, a lealdade, etc. Como é possível avaliar, por exemplo, a eficiência do esforço de relações públicas da empresa ou a qualidade de vida no ambiente de trabalho? Neste caso, só através de verificações históricas, pelas variações dos padrões de desempenho monetário ou físico.

 

DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS

 

As diretrizes e procedimentos representam formas amplas do exercício de controles. As diretrizes gerais relativas à utilização dos fundos da empresa representam uma forma de controle quando, por exemplo, estabelecem níveis de autoridade para aprovação de despesas e de aplicação desses fundos.

 

CONTINUA ...

 

Jornal EM de 27/24/09:CESTA BÁSICA em LAVRAS é a mais cara de Minas. Vejam: Viçosa = R$ 171,13 – Belo Horizonte = R$ 206,59 – LAVRAS = R$ 361,54. Se falta concorrência aos Supermercados daqui, por que não convidamos o Pão de Açúcar, dono do Ponto Frio, ou Supermercados de Viçosa e BH?

 

Erlei Moreira

Engenheiro, Professor,

Consultor e Escritor.

 

 

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