A DELEGAÇÃO EFICAZ - II

CONTINUANDO ...

Proporcione Treinamento Eficaz

A delegação fracassa quando o colaborador envolvido não tem a necessária competência para  fazer uso sensato da autoridade recebida.

O Gerente que diz não ter ninguém suficientemente capacitado para delegar tarefas, está confessando a sua própria incapacidade

Se um colaborador não tem condições de executar uma tarefa com sucesso, será motivo suficiente para o supervisor começar a repensar sobre seu conceito de gerência, por meio de algumas questões, como:

a - Por que meus colaboradores não têm a competência necessária?

b - Estou selecionando pessoas adequadas?

c - Estou fornecendo oportunidades para que adquiram conhecimentos e habilidades de que necessitam?

d - Estou interessado pelo seu progresso e procurando transmitir a eles os meus próprios conhecimentos e experiências?

e – Estimulo-os para que progridam? Como? Quanto?

Ter um colaborador com necessidades identificáveis torna o gerente responsável por iniciar a ação necessária para supri-las. A isso podemos chamar de um inicio de administração competente.

Decidir lidar com a carência do funcionário, pessoalmente, treinando-o no trabalho, ou buscar auxílio de um especialista dentro ou fora da empresa é o passo seguinte.

Se o supervisor é o único responsável por fazer o melhor uso de sua equipe para obter o melhor padrão de desempenho, é pouco provável que realize essa sua responsabilidade com colaboradores mal treinados e precariamente motivados. Isso não é uma atividade extraordinária ou opcional. Diagnosticar necessidade de treinamento e executá-lo não é uma regalia exclusiva ou obrigação única de especialistas de RH.

Vale ainda lembrar que recusar-se a delegar é impedir o crescimento do colaborador, da sua área de atuação e da empresa como um todo. É fazer estagnar um processo que então se volta contra a própria evolução do gerente, que descaracteriza planejamentos e joga o papel de líder no limbo da incompetência.

Resumo das Ações de Delegação

1 - ESTABELEÇA METAS: Funcionários precisam ser avisados sobre propósitos e importância das tarefas delegadas.

2 - DEFINA RESPONSABILIDADES E AUTORIDADE: Funcionários precisam estar claramente informados sobre o que será de sua responsabilidade e que parte dos recursos organizacionais está à sua disposição.

3 - MOTIVE PARA A TAREFA EXTRA: Esteja sensível às metas e necessidades dos funcionários.

4 - FAÇA O TRABALHO COMPLETO: Dê informação e ajude na orientação dos funcionários.

5 - PROVIDENCIE TREINAMENTO: Ensine aos funcionários como aprimorar seu desempenho. Líder e colaboradores precisam trabalhar juntos para uma melhor comunicação e para descobrirem processos de delegação adequados.

6 - ESTABELEÇA FORMAS CONJUNTAS DE CONTROLE: Não perca seu tempo verificando quão bem os funcionários estão fazendo algo. Um sistema de controle adequado pode levar a tarefa de supervisão ao mínimo necessário.

ROTEIRO PARA ESCOLHA E AÇÃO DA DELEGAÇÃO

1º) - Selecione as tarefas adequadas para serem delegadas.

2º) - Organize as tarefas antes de delegá-las.

3º) Selecione a pessoa adequada para o trabalho.

4º) Prepare e motive:

a - desenvolva prestigio, status, iniciativa.

b - Estimule a cooperação do colaborador, criando confiança, expressando crença na sua capacidade, enfatizando a importância do trabalho e do próprio colaborador.

5º) Explique o trabalho e certifique-se de que foi compreendido:

a - delegação efetiva é questão de comunicação efetiva. utilize o tempo necessário para treinamento. Esclareça a razão do trabalho, mostre a relação com o todo, explique o procedimento passo a passo, peça feedback, defina resultados esperados e estabeleça prazos conjuntamente, defina limites de autoridade confirme sua disponibilidade para consultas

6º) Encoraje a independência. Force decisões. Não resolva problemas que ele pode resolver.

7º) Mantenha a supervisão:

a - delegue, mas não abandone.

b - compreenda o período de transição, corrigindo erros com tato e analisando conjuntamente as falhas, na busca das causas e não da culpa.

Exemplos de tarefas que podem ser delegadas

a - Tarefas repetitivas.

b - Procura de fatos e análises.

c - Formulação de objetivos pessoais.

d - Preparação de primeiros esboços.

e - Representação em reuniões, conferências, etc.

f - Novas experiências que ajudem no  crescimento pessoal / profissional.

Tarefas cuja delegação deve ser evitada

a - Tomada de decisões finais.

b – Contratação / demissão / aplicação de medida disciplinar de pessoal .

c - Tarefas únicas ou altamente personalizadas que não se repetem.

d - Assuntos sobre os quais pesa exigência de sigilo do supervisor.

e - Apresentação pessoal onde sua presença seja importante estrategicamente.

f - Tarefas urgentes e importantes que não admitem tempo para explicação.

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Erlei Moreira

Engenheiro, Professor,

Consultor e Escritor.

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